Privacyverklaring

Waarom deze privacyverklaring?

Welke persoonlijke gegevens worden verwerkt en waarom?

Hoe lang bewaren wij uw persoonlijke gegevens?

Wat zijn uw rechten?

Waarom deze privacyverklaring?

De webshop www.weba.be (hierna: “de Website”, zoals beheerd door WEBA Online) en de overige product- en dienstverlening van WEBA  staan onder de verwerkingsverantwoordelijkheid van:

WEBA Systems NV (hierna: “WEBA”, “Wij” en “Ons”),
Blaisantvest 12 bus 1
9000 Gent
België
BTW BE 0534.848.793

privacy@webasystems.be

Wanneer u onze Website bezoekt, een koop-verkoop-overeenkomst sluit of op een andere manier contact met ons of onze verkooppunten (WEBA-franchisenemers) heeft, verwerken wij een bepaalde hoeveelheid persoonlijke gegevens over u. Wij gebruiken en verwerken deze persoonlijke gegevens enkel in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679; ook bekend als AVG of GDPR) en de overige toepasselijke wetgeving. In deze Privacyverklaring leggen wij uit wat dit voor u betekent.

WEBA behoudt zich het recht zijn Privacyverklaring te allen tijde aan te passen.
Elke substantiële wijziging zal duidelijk gecommuniceerd worden op de Website en in onze verkooppunten. Wij raden u daarom aan deze Privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

Welke persoonlijke gegevens worden verwerkt en waarom?

WEBA verbindt zich ertoe enkel gegevens te verzamelen die nodig zijn voor het realiseren van de doelen die door WEBA vooropgesteld worden. Hieronder vindt u welke gegevens wij hiervoor verzamelen en op basis van welke juridische grond wij dit doen.

Bezoekers

Websitebezoek: wanneer u onze Website bezoekt, maken wij gebruik van cookies om u te herkennen en om u een gepersonaliseerde ervaring te bieden (bijvoorbeeld: taalkeuzes, gebruikersprofiel en gepersonaliseerde advertenties). Dit doen we door technische keuzes en surfgedrag te onthouden en fouten die eventueel aanwezig zouden zijn op de Website op te sporen en te herstellen. U zal op de Website eerst gevraagd worden om hiervoor uw toestemming te geven, behalve voor de noodzakelijke technische cookies. Voor meer informatie omtrent het gebruik van cookies, verwijzen wij u vriendelijk door naar onze Cookie Policy.

Eenvoudigheidshalve bedoelen we hier met ‘cookies’ ook alle gelijkaardige technologieën (bv. pixels, tags).

Veiligheidscamera’s: wanneer u onze fysieke verkooppunten bezoekt, kan het zijn dat u gefilmd wordt door onze bewakingscamera’s. Deze opnames worden gemaakt onder eigen verwerkingsverantwoordelijkheid van het betreffende verkooppunt (WEBA franchisenemer) overeenkomstig de camerawetgeving met het oog op het opsporen en verhinderen van misdrijven, zoals diefstal.

Contactformulieren: wij verwerken ook de gegevens die u ons bezorgt via contactformulieren op onze Website of in onze verkooppunten (met name contactgegevens, uw verkooppunt, alsook de gegevens met betrekking tot uw vraag of klacht, inclusief foto’s die u oplaadt) om te kunnen antwoorden op uw vraag of klacht. U geeft hiervoor toestemming door deze gegevens zelf aan ons te bezorgen.

Klanten

Wanneer u een aankoop doet of wenst te doen via onze Website of in onze verkooppunten, dan worden de persoonsgegevens verwerkt die nodig zijn om deze koopovereenkomst af te sluiten en ten uitvoer te brengen, met inbegrip van levering, facturatie en klantenondersteuning. Het gaat hierbij voornamelijk om de volgende persoonsgegevens:

• contactgegevens: voor- en achternaam, adres, e-mail, telefoonnummer;
• aankoop: datum van bestelling, bestelde artikelen, prijs en eventuele kortingen, levermethode en -datum;
• financiële gegevens: betaalde/openstaande facturen, betaalmiddelen (bv. gegevens van kredietkaart), betaaldatum, eventuele afbetalingsmodaliteiten en info die onze financiële partner ons bezorgt inzake uw kredietwaardigheid, eventuele BTW-nummer;
• accountgegevens (bij online-aankopen): login en paswoord, datum en soort van verrichtingen die u via uw online-account doet, verlanglijstjes;
• alle andere gegevens die wij wettelijk verplicht zouden moeten verwerken (bv. op bevel van bevoegde autoriteiten), of waarvoor u uitdrukkelijk toestemming gaf op het ogenblik dat wij deze gegevens verkrijgen (bv. bij wedstrijden).

Zakelijke partners

Om onze zakelijke relaties met leveranciers en andere zakelijke partners te onderhouden, verwerken wij ook de contactgegevens (o.a. naam, e-mail, telefoonnummer) van hun contactpersonen, alsook de inhoud van onze zakelijke communicatie met hen. Deze gegevens verwerken wij op basis van ons gerechtvaardigd belang (onze normale bedrijfsvoering).

Marketing & statistiek

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken voor marketingdoeleinden. Hieronder verstaan wij het richten van reclame op al dan niet gepersonaliseerde wijze (direct marketing), maar ook het onderzoeken van uw gebruikers- en klantengedrag en -ervaringen om onze diensten te verbeteren of op nieuwe diensten te ontwikkelen. Hierbij zullen wij uw naam zoveel mogelijk weglaten, zodat u niet rechtstreeks identificeerbaar bent. We zullen ook, waar mogelijk, proberen om ervoor te zorgen dat u ook niet meer onrechtstreeks identificeerbaar bent (bv. door enkele anonieme statistieken). We doen dit enkel indien u hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven, of indien ons gerechtvaardigd belang (marketing) geen buitensporige aantasting van uw privacy of andere rechten uitmaakt. De gegevens die wij hiervoor gebruiken kunnen uit verschillende bronnen gehaald en gecombineerd worden, zoals hieronder wordt verduidelijkt.

Onze back-office systemen: dit zijn de systemen die wij gebruiken voor de elektronische verwerkingen van alle onze relaties met klanten of anderen. Het gaat onder meer om de gegevens die wij over u als klant verwerken. Indien u niet wenst dat wij deze gegevens voor marketing gebruiken, dan kan u zich hiertegen verzetten (zie ‘Wat zijn uw rechten?’).

Website/Sociale media: wanneer u onze website bezoekt, zullen wij na uw toestemming gebruik maken van cookies om uw surfgedrag te bestuderen (via uw IP-adres, uw toesteltype, waarschijnlijke locatie van consultatie, tijdstip en datum). Hiermee zullen wij u online advertenties bezorgen op gepersonaliseerde wijze, zodat deze reclame beperkt blijft tot wat u zou kunnen interesseren. U kan ons ook volgen op sociale media-kanalen (zoals Facebook en Instagram). In dat geval zien wij dat u ons volgt (bv. door uw likes) en welke informatie u met ons deelt. Deze informatie zullen wij voor marketing doeleinden gebruiken.

Let op: op sociale media kunnen er ook cookies worden gebruikt door de sociale media-kanalen zelf (zie hiervoor de cookie policies van deze derden).

Nieuwsbrief: wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrief, verwerken wij hiervoor uw e-mailadres. Via deze nieuwsbrief houden wij u op de hoogte van promoties en andere activiteiten. Het verstrekken van uw e-mailadres voor deze nieuwbrief geldt als toestemming. U kan deze toestemming steeds intrekken door u uit te schrijven via de link in elke nieuwsbrief.

Markt- of klantenonderzoek: wanneer u gegevens meedeelt in het kader van een specifiek markt- of klantenonderzoek, dan verwerken wij deze gegevens op basis van uw toestemming voor marketingdoeleinden.

Sollicitanten

Indien u per post of per e-mail uw contactgegevens en CV-gegevens bezorgt met het oog op een vacature of spontane sollicitatie, dan beschouwen wij dit als een toestemming om deze gegevens te verwerken in het kader van de sollicitatie waarvoor u interesse toonde.

Geschillen

Alle bovenstaande gegevens kunnen wij ook blijven verwerken in het kader van geschillen op basis van ons gerechtvaardigd belang (klachtenbehandeling; uitoefening van onze rechten of vrijwaring tegen vorderingen), voor zover de gegevens hierbij natuurlijk relevant zijn.

Wie ontvangt uw persoonlijke gegevens?

Uw persoonlijke gegevens worden intern verwerkt door de bevoegde personeelsleden. Uw persoonlijke gegevens zullen dus niet zomaar voor alle personeelsleden van WEBA zichtbaar zijn of toegankelijk zijn.

WEBA zal bij verschillende verwerkingen wel een beroep doen op derden in het kader van een normale bedrijfsvoering. Voor de gegevensuitwisseling met deze derden heeft WEBA overeenkomsten afgesloten zodat uw persoonlijke gegevens beschermd blijven. Wij doen met name een beroep op de volgende categorieën van derden:

• onze franchisenemers (WEBA Gent, WEBA Deinze, WEBA Bergen en WEBA Online), voor de verkoop van onze producten en de bijbehorende dienstverlening;
• vervoersbedrijven, voor het leveren van uw artikelen;
• leveranciers, voor het bestellen van uw artikelen;
• financiële dienstverleners, om elektronische betalingen en afbetalingen mogelijk te maken;
• IT-diensten, waaronder website-onderhoud en hosting, mailing en analytische cookies;
• juridische dienstverleners, zoals gerechtsdeurwaarders en advocaten, in het kader van bepaalde geschillen;
• marketingpartners, om ons te helpen bij marketing. Voor gepersonaliseerde online advertenties gebruiken we o.a. de cookietechnologie van Ads & Data en Squeezely, die hiervoor gezamenlijk met WEBA verantwoordelijk zijn voor de correcte verwerking van uw gegevens. De cookietechnologie van Squeezely wordt eveneens gebruikt de ervaring van de gebruiker op de webshop te personaliseren.
• Voor het verzamelen van reviews delen we beperkt klantgegevens met Trustpilot zodat zij u kunnen contacteren om onze bestellingen te beoordelen.

Sommige van onze dienstverleners bevinden zich buiten Europa, waar de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet van toepassing is. Conform deze verordening hebben we dan ook de nodige maatregelen genomen om een gelijkwaardig niveau van gegevensbescherming als in Europa te waarborgen:

• Mailchimp (USA) voor het versturen van onze nieuwsbrieven (waarborg: standaardcontractsbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie);
• Google Analytics (USA): voor webanalyse (waarborg: standaardcontractsbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie);
• Onderaannemers van Ads & data (verschillende locaties): voor gepersonaliseerde online advertenties (waarborg: zie website van Ads & data, of contacteer WEBA).

Uw persoonlijke gegevens zullen verder niet worden verkocht, doorgegeven of op eender welke andere manier gecommuniceerd worden aan andere derden, tenzij u ons hiervoor expliciet voorafgaand de toestemming toe heeft gegeven of indien wij dat wettelijk vereist zijn (bv. op bevel van een overheid of rechter). WEBA heeft alle nodige juridische en technische voorzorgsmaatregelen genomen om onbevoegde toegang en gebruik van gegevens te vermijden. In het onwaarschijnlijke geval van een datalek, zal WEBA onmiddellijk elke mogelijke maatregel treffen om de schade tot een minimum te beperken.

Hoe lang bewaren wij uw persoonlijke gegevens?

Uw gegevens worden door ons bewaard zo lang als nodig is om de vooropgestelde doeleinden te realiseren. De gegevens zullen uit onze database verwijderd worden wanneer ze niet langer nodig zijn om de doeleinden te realiseren, of wanneer u op een geldige manier uw recht uitoefent teneinde deze gegevens te laten verwijderen. Wij hanteren hierbij de volgende bewaarcriteria:

• Persoonsgegevens in het kader van koopovereenkomsten worden standaard voor een periode van 10 jaar bewaard.
• Accountgegevens worden vijf jaar bewaard na het aanmaken van een account, tenzij het account wordt bevestigd.
• Persoonsgegevens van leveranciers bewaren wij standaard tot 10 jaar na onze overeenkomst met de leverancier.
• Sollicitatiegegevens worden uiterlijk zes maanden na de sollicitatieprocedure bijgehouden, tenzij wij uw toestemming hebben om deze langer bij te houden.
• Persoonsgegevens voor marketingdoeleinden zullen wij gemiddeld voor de duur van 5 jaar bewaren na de laatste campagne. Voor cookies gelden evenwel kortere bewaartermijnen die u kan vinden in onze Cookie Policy;
• Persoonsgegevens kunnen steeds langer bewaard worden indien dat wettelijk verplicht zou worden of indien noodzakelijk in het kader van geschillen.

Wat zijn uw rechten?

Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming kan u bepaalde rechten uitoefenen inzake de verwerking van uw persoonsgegevens door WEBA. Deze rechten zijn aan bepaalde voorwaarden onderworpen.

Recht op informatie en inzage

U heeft op elk moment het recht om informatie te verkrijgen over de manier waarop uw eigen gegevens worden verwerkt. Zo heeft u het recht om te weten met welk doel uw gegevens worden verwerkt, welke criteria er bestaan om te rechtvaardigen dat wij uw gegevens bewaren, over welke categorieën van gegevens het gaat, naar welke categorieën ontvangers uw gegevens worden verstuurd en welke rechten u kan uitoefenen op uw gegevens. U kan geen inzage krijgen in de gegevens van een derde, tenzij u kan aantonen dat u diens wettelijke vertegenwoordiger bent.

Recht op kopie en gegevensoverdracht

U heeft het recht om kosteloos één (elektronische) kopie te krijgen van uw persoonsgegevens. Daarnaast heeft u ook het recht om de persoonsgegevens die u ons heeft bezorgd op basis van toestemming of een overeenkomst, op te vragen in een gestructureerd, algemeen bruikbaar document type (bv. XML, JSON, CSV). Op uw verzoek kan dit document dan rechtstreeks naar andere providers worden overgemaakt tenzij dit technisch onmogelijk blijkt te zijn.

Recht op rechtzetting van uw gegevens

Onjuiste of onvolledige persoonlijke gegevens kunnen gecorrigeerd worden. Het is in de eerste plaats uw verantwoordelijkheid om de juiste gegevens te bezorgen en hiertoe zelf de nodige aanpassingen te doen via uw online-account, maar het is ook mogelijk om ons hierom schriftelijk te verzoeken.

Recht om uw toestemming in te trekken

Indien wij uw gegevens op basis van uw toestemming verwerken, kan U te allen tijde uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens intrekken, om welke reden ook. We zullen deze gegevens dan niet verder verwerken. Dit tast evenwel de rechtsgeldigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking van uw toestemming niet aan. Specifiek voor het intrekken van uw toestemming voor cookies, verwijzen wij u vriendelijk door naar onze Cookie Policy.

Recht om bezwaar te maken

Indien wij uw gegevens zonder toestemming op basis van ons gerechtvaardigd belang verwerken, heeft u het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen het verwerken van uw persoonlijke gegevens. WEBA zal ophouden met uw gegevens te verwerken tenzij WEBA kan aantonen dat er dwingende juridische gronden zijn die voorrang hebben op uw recht op bezwaar. In het kader van direct marketing zullen wij uw recht op bezwaar hoe dan ook respecteren.

Recht op wissing

U heeft verder ook het recht om uw persoonlijke gegevens uit onze database te laten wissen onder welbepaalde voorwaarden:

• Uw persoonlijke gegevens zijn niet langer nodig voor de vooropgestelde doeleinden;
• U trekt uw toestemming om uw gegevens te verwerken in en er is geen andere juridische grond om dit te weigeren;
• U heeft op een geldige manier gebruik gemaakt van uw recht op oppositie;
• Uw gegevens werden op een onrechtmatige manier verwerkt of verworven;
• Uw gegevens werden verkregen via onze Website toen u nog minderjarig was.
• Uw gegevens moeten verwijderd worden om met een juridische verplichting na te komen.

Recht op gelimiteerde verwerking

In bepaalde gevallen heeft u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens on hold te laten plaatsen, met name gedurende de tijd die WEBA nodig heeft om uw onjuiste gegevens te verbeteren of om uw bezwaar tegen de verwerking te onderzoeken, of wanneer wij uw gegevens eigenlijk moeten wissen maar u ons vraagt om deze nog even te bewaren. Wanneer uw gegevens on hold zijn geplaatst, zullen we ze bewaren zonder ze verder te gebruiken, tenzij u hiervoor toestemming geeft of wij deze gegevens nodig hebben in het kader van een rechtsvordering of ten behoeve van de belangen van derden.

Hoe maakt u gebruik van uw rechten?

Indien u gebruik wilt maken van uw rechten, kan u ons als volgt contacteren:

• Via e-mail: privacy@webasystems.be
• Per post: WEBA Systems NV, Blaisantvest 12 bus 1, 9000 Gent

Gelieve ons hierbij een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart te bezorgen zodat wij uw identiteit kunnen controleren. Uw foto mag u desgewenst onherkenbaar maken.

Wij zullen u dan zo snel mogelijk contacteren, ten laatste één (1) maand na het ontvangen van uw verzoek.

Indien u niet tevreden bent met de verwerking van uw persoonlijke gegevens door WEBA, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit. We verzoeken u evenwel vriendelijk om ons eerst te contacteren, zodat wij een snelle oplossing kunnen zoeken voor uw probleem.